Informacja o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych ws. zamówienia usługi polegającej na organizacji międzynarodowego Kongresu podsumowującego projekt "Żydowskie Dziedzictwo Kulturowe"

Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN informuje o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych na podstawie art. 84 ust. 1-4 ustawy z dnia 11.09.2019 roku – Prawo zamówień publicznych. Muzeum przewiduje zamówienie usługi polegającej na organizacji międzynarodowego Kongresu "Jewish Cultural Heritage: practicies, perspectives, challenges" podsumowującego projekt "Żydowskie Dziedzictwo Kulturowe" w dn. 19-20 października 2023 r.

Zakres wstępnych konsultacji rynkowych dotyczy:

1. Możliwości organizacji wydarzenia w zaplanowanym przez Zamawiającego kształcie przez Wykonawców działających w branży organizacji eventów;
2. Oceny zgodności zamówienia z zasadami gospodarnego i racjonalnego wydatkowania budżetu Muzeum;
3. Realności wykonania założeń merytorycznych Kongresu stanowiących część założeń projektu ŻDK.

Międzynarodowy, dwudniowy kongres, zrealizowany we współpracy z pięcioma instytucjami partnerskimi z Norwegii (Partnerami projektu) będzie platformą dla przedstawienia i podsumowania rezultatów projektu. Wykłady i prezentacje wybitnych specjalistów z Polski i z zagranicy pozwolą na omówienie różnorodnych aspektów związanych z dziedzictwem żydowskim, współczesnym dialogiem międzykulturowym i międzyreligijnym. Prezentowane na kongresie dobre praktyki zostaną zebrane w publikacji online, która będzie dostępna dla szerokiego grona odbiorców. Szczegółowy opis idei, założeń organizacyjnych i ogólnego programu kongresu znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszego ogłoszenia.

Przedmiotem konsultacji są następujące kwestie:

1. Ustalenie możliwości organizacji wydarzenia w zakresie wszystkich jego składowych (punkty 2-12) przez jednego wykonawcę działającego w branży eventowej (z ewentualnym wykorzystaniem podwykonawców).
2. Czy jest możliwe i w jakim zakresie (czy leży w zakresie standardów rynkowych w branży) jednoczesne zaprojektowanie identyfikacji wizualnej imprezy, jak też przygotowanie materiałów promocyjnych (ulotki, zaproszenia, inne druki akcydentalne, gadżety) i dekoracja przestrzeni budynku Muzeum?
3. Czy jest możliwe przeprowadzenie według wskazań i we współpracy z Muzeum rekrutacji uczestników czynnych (referentów ze  środowiska akademickiego i instytucji kultury)? Czy przeprowadzenie rekrutacji może obejmować rozliczenia podróży, wynagrodzeń za wystąpienia, kosztów noclegowych itp.?
4. Czy jest możliwy udział Wykonawcy w pracach w zakresie logistyki uczestnictwa honorowych mówców Kongresu (kontakt i ustalenia merytoryczne byłyby po stronie Muzeum, logistyka transportu, noclegu itp. - po stronie Wykonawcy)?
5. Czy jest możliwe przeprowadzenie rekrutacji uczestników biernych (stała publiczność – określenie grupy i bazy kontaktów -  po stronie Muzeum) i dokonanie rozliczeń dotyczących wsparcia finansowego w zakresie kosztów podróży tych grup (ryczałty lub zwrot kosztów za podróż i nocleg, tzw. travel support)?
6. Czy jest możliwe przygotowanie streamingu online wybranych wydarzeń?
7. Czy jest możliwe zapewnienie cateringu, organizacja przerw kawowych, uroczystego bankietu, uroczystego obiadu/kolacji?
8. Czy jest możliwe zapewnienie obsługi tłumaczeń z wykorzystaniem infrastruktury Muzeum (kabiny tłumaczy, sprzęt audio)?
9. Czy jest możliwe zapewnienie organizacji wydarzeń towarzyszących (koncert muzyczny wraz z obsługą techniczną, wydarzenie o profilu artystycznym, inne wydarzenia towarzyszące)?
10. Czy jest możliwe zapewnienie obsługi umów i rozliczeń z podwykonawcami (np. firmy świadczące usługi w zakresie cateringu, tłumaczeń itp.)?
11. Czy jest możliwe zapewnienie obsługi fotograficznej i produkcji promocyjnych/sprawozdawczych materiałów audiowizualnych?
12. Czy jest możliwa obsługa procesu produkcji publikacji pokonferencyjnej (wersja elektroniczna i drukowana – redakcja, korekty, projekt DTP, skład, druk i konwersja do formatów elektronicznych)?
13. W jaki sposób określić w dokumentach postępowania konieczność nadzoru Muzeum nad powstającym programem organizacyjnym kongresu (konieczność akceptacji przez Zamawiającego wszelkich działań, np. logistycznych, które mogą wpływać na kształt programu wydarzenia)?
14. W jaki sposób określić w dokumentach postępowania konieczność zorganizowania niektórych elementów wydarzenia we współpracy z Zamawiającym (np. punkty 3, 4, 8)?

Zapraszamy podmioty zainteresowane udziałem w ogłoszonych wstępnych konsultacjach rynkowych o nadsyłanie zgłoszeń do p. Krzysztofa Banacha na adres e-mail: [email protected] do 20.08.2022 r.
Na odpowiedzi na postawione problemy  – w formie e-mailowej – czekamy do dnia 31.08.2022 r.