Muzeum

Zasady konkursu filmowego "POLIN Museum Film Call" na koncepcję i realizację filmu krótkometrażowego

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorem konkursu (zwany także Zamawiającym lub Muzeum) jest Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Anielewicza 6, 00-157 Warszawa, wpisane do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerem RIK 89/2014 oraz do Państwowego Rejestru Muzeów pod numerem PRM/127/2017, posiadające NIP 525-234-77-28 oraz numer REGON 140313762.
    Adres do korespondencji: Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN, ul. Anielewicza 6, 00-157 Warszawa.
     
  2. Adres strony internetowej Zamawiającego: www.polin.pl.
     
  3. Korespondencję konkursową w formie elektronicznej należy kierować na adres e-mail: [email protected].
     
  4. Osobą wyznaczoną do udzielania informacji w konkursie jest Katarzyna Tomczak-Wysocka.
     
  5. Oferty konkursowe można składać wyłącznie za pomocą formularza on-line do dnia 31 sierpnia 2019 r. do godz. 23:59.
     
  6. Zamawiający ma prawo do wydłużenia terminu składania ofert.
     
  7. Uczestnicy mogą zwracać się do Zamawiającego z pytaniami w sprawie konkursu do godz. 23.59, 23 sierpnia 2019 r. Zamawiający udzieli odpowiedzi nie później niż 2 dni przed upływem terminu na składanie ofert poprzez zamieszczenie odpowiedzi na stronie internetowej www.polin.pl.
     
  8. Konkurs prowadzony jest na podstawie art. 4d ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity – Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), dalej "ustawa Pzp").

 

II. PRZEDMIOT KONKURSU (PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA)

  1. Celem konkursu jest stworzenie maksymalnie 14 filmów krótkometrażowych (trwających średnio 2-3 minuty, lecz nie więcej niż 5 minut) na potrzeby włączenia ich do Wystawy Stałej Muzeum i zaprezentowania w galerii dziewiątej Muzeum pt. "Polscy  Żydzi na świecie" (tytuł roboczy). Więcej na temat wystawy stałej na www.polin.pl.
     
  2. Nagrodą w konkursie jest sfinansowanie produkcji filmu. Organizator konkursu za zwycięskie koncepcje konkursowe przyzna maksymalnie 14 nagród w wysokości maksymalnie 56 000 PLN (pięćdziesięciu sześciu tysięcy złotych) każda na stworzenie jednego filmu. Wysokość każdej nagrody uzależniona będzie od przedstawionej oferty konkursowej zawierającej wstępny budżet nie przekraczający kwoty 56.000 PLN (pięćdziesięciu sześciu tysięcy złotych). Wstępny budżet powinien obejmować całkowite koszty produkcji filmu. Szczegółowe warunki przygotowania wstępnego budżetu określone są w Rozdziale III, punkt 2, ustęp IId "Zasad konkursu filmowego".
     
  3. Tematem filmu powinno być dziedzictwo polskich Żydów, przedstawione z perspektywy emigrantów i ich potomków, mieszkających w jednym z siedmiu poniżej wskazanych obszarów:
    • Ameryka Południowa
    • Ameryka Północna
    • Australia i Nowa Zelandia
    • Europa
    • Izrael
    • Polska (W przypadku filmów przedstawiających dziedzictwo polskich Żydów z perspektywy emigrantów i ich potomków żyjących obecnie w Polsce film powinien poruszać temat powrotu do Polski, motywacji do powrotu, z uwzględnieniem tego czy dla decyzji osiedlenia się w Polsce miało znaczenie, że ich przodkowie pochodzili z Polski).
    • Republika Południowej Afryki.
       
  4. Filmy mogą opowiadać historie osób indywidualnych, rodzin, organizacji, społeczności, wydarzeń lub przedmiotów o specjalnym znaczeniu.
     

  5. Rodzaj  filmów jest dowolny: może być to film fabularny, dokumentalny (w tym reportaż, felieton filmowy, film dydaktyczny), jak i film animowany. 

 

III. ZASADY KONKURSU

  1. Uczestnikiem konkursu może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej oraz podmioty te występujące wspólnie, o ile spełniają warunki określone w "Zasadach konkursu filmowego".
     
  2. Kompletna oferta konkursowa powinna zawierać wszystkie poniższe elementy:
    1. Informacje podstawowe (część nr 1 formularza).
    2.  Propozycję koncepcji filmu składającą się z 4 następujących części: (część nr 2 formularza)"
      1. Logline (max. 250 znaków łączenie ze spacjami)
      2. Synopsis (max. 1200 znaków łączenie ze spacjami)
      3. Treatement (max. 7 000 znaków łączenie ze spacjami)
      4. Wstępny budżet – budżet powinien zawierać założone koszty wstępne projektu (w tym dokumentacja, prawa autorskie i licencje, podróże, ewentualne koszty administracyjne, podatki i inne zobowiązania publiczne, ), założone koszty produkcji (w tym wynagrodzenie dla ekipy filmowej i twórców, scenografii, koszty sprzętu, obsługi planu itd.) oraz założone koszty post-produkcji (w tym koszty montażu, obróbki dźwięku i obrazu itd.).
        Budżet powinien obejmować całkowite koszty produkcji filmu konkursowego. Jury konkursu weźmie pod uwagę rzetelność przygotowania budżetu, oraz adekwatność budżetu do założeń produkcyjnych i artystycznych filmu. Ostateczny budżet filmu zostanie przedłożony przez Laureata najpóźniej na 5 dni przed podpisaniem umowy z Muzeum, z tym zastrzeżeniem, że wysokość ostatecznego budżetu może różnić się w stosunku do budżetu wstępnego o 10% i jednocześnie nie może przekroczyć kwoty 56 000 PLN.
    3. Link do jednego, zrealizowanego filmu o dowolnym metrażu, który został udostępniony publiczności w Internecie, kinie, na festiwalu, w telewizji lub innym kanale, w którym mogłaby go obejrzeć widownia (część nr 3 formularza).
      Za „zrealizowane filmy” zostaną uznane takie, w których autor/autorka lub współautor/współautorka oferty konkursowej pełnił przynajmniej jedną z wymienionych funkcji: reżyser, operator obrazu, scenarzysta, montażysta, producent.
    4. Oświadczenia złożone poprzez zaznaczenie odpowiednich pól w części nr 4 formularza on-line.
       
  3. Uczestnik konkursu może złożyć więcej niż jedną ofertę konkursową, ale każdemu uczestnikowi/zespołowi może zostać powierzona realizacja tylko jednego filmu.
     
  4. Przewidywane etapy konkursu:
    • Złożenie ofert konkursowych - do 31.08.2019 r., godzina 23:59
    • Obrady jury – 1.09 – 14.10. 2019 r.
    • Wyłonienie 14 laureatów Konkursu (zwanych dalej "Laureatami") – do 15.10.2019 r.
    • podpisanie umów z Laureatami, wypłata pierwszej części honorarium w wysokości 10% przyznanej nagrody – do 15.12.2019 r.
       
  5. Przewidywane etapy pracy nad filmami, oraz planowane finansowanie:
    • 1 etap - Laureaci przesyłają shooting treatment filmu powstałego na podstawie złożonej oferty konkursowej oraz proponowaną plastykę filmu (do 15.03.2020 r.). Muzeum zgłasza poprawki, które Laureat zobowiązany jest wprowadzić w ciągu 7 dni roboczych. Muzeum zobowiązane jest do odniesienia się do poprawek w ciągu 7 dni roboczych lub w razie braku uwag do akceptacji shooting treatment i plastyki filmu i wypłacenia drugiej części honorarium w wysokości 75% przyznanej Laureatowi nagrody.
    • 2 etap – Laureaci przesyłają filmy w wersji rough-cut do 15.09.2020 r. Muzeum zgłasza poprawki, które Laureat zobowiązany jest wprowadzić w ciągu 7 dni roboczych. Muzeum zobowiązane jest do odniesienia się do poprawek w ciągu 7 dni roboczych lub w razie braku uwago do akceptacji filmu do 15.10.2020 r.
    • 3 etap – Laureaci przesyłają filmy w wersji fine-cut do 15.12.2020 r. Muzeum przyjmuje dzieło, wypłaca 15 % - trzecią, ostatnią transzę honorarium.  
       
  6. Muzeum może drogą mailową wydłużyć okres przysługujący Laureatowi na wprowadzenie poprawek zgłoszonych przez Muzeum po otrzymaniu od Laureata prośby przesłanej drogą mailową na adres: [email protected].
     
  7. Komunikacja między Organizatorem konkursu, a Uczestnikami konkursu odbywa się przy użyciu poczty elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017, poz. 1219).
     
  8. Ofertę konkursową wraz z załącznikami składa się pod rygorem nieważności przy użyciu poczty elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017, poz. 1219).
     
  9. Uczestnicy konkursu, w przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień i informacji drogą elektroniczną, posługują się tylko adresem e-mail podanym w Rozdziale I pkt. 3 "Zasad konkursu filmowego".
     
  10. Organizator konkursu w przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień i informacji drogą elektroniczną posługuje się tylko adresem e-mail podanym przez Uczestnika konkursy jako właściwy do kontaktu.

 

IV. WARUNKI UDZIAŁU W KONKURSIE

  1. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy spełniający poniższe warunki:
    1. wykonawca wykaże, że zrealizował przynajmniej 1 film o dowolnym metrażu, który został udostępniony publiczności w Internecie, kinie, na festiwalu, w telewizji lub innym kanale, w którym mogłaby go obejrzeć widownia. Za „zrealizowane filmy” zostaną uznane takie, w których autor/autorka lub współautor/ współautorka oferty konkursowej pełnił przynajmniej jedną z wymienionych funkcji: reżyser, operator obrazu, scenarzysta, montażysta, producent;
    2. uczestnik konkursu złoży kompletną Ofertę konkursową w terminie do 31.08.2019 r. do godziny 23:59. Oferty zgłoszone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

 

V. DOKUMENTY KONKURSOWE

  1. Każdy z Uczestników konkursu składa ofertę konkursową za pomocą formularza on-line umieszczonego na stronie internetowej Organizatora konkursu. Organizator nie dopuszcza innej możliwości złożenia oferty konkursowej poza formularzem on-line.
     
  2. Wraz z ofertą konkursową, którego poszczególne części wymienione zostały w Rozdziale III niniejszego dokumentu uczestnik konkursu ma obowiązek złożyć oświadczenie poprzez zaznaczenie odpowiednich pól Formularza on-line po zapoznaniu się i akceptacji postanowień następujących dokumentów:
    1. Ogłoszenie
    2. Zasady konkursu filmowego
    3. Istotne dla stron postanowienia umowy
       
  3. Złożenie przez Uczestnika konkursu oferty konkursowej oraz zapoznanie się i akceptacja dokumentów wymienionych powyżej będzie stanowiło podstawę do oceny spełniania warunków udziału w konkursie oraz do oceny oferty konkursowej. Brak spełnienia chociażby jednego warunku skutkować będzie brakiem możliwości poddania oferty konkursowej ocenie.
     
  4. Uczestnicy konkursu ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty konkursowej i wszelkich dokumentów, które należy złożyć wraz z nią.
     
  5. Wszystkie dokumenty złożone w postępowaniu winny być sporządzone w języku angielskim lub języku polski. Preferowany jest język angielski. 
     
  6. Uczestnik konkursu może, wyłącznie przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub o wycofaniu oferty musi zostać złożone w sposób i formie przewidzianych dla złożenia oferty, określonych w Zasadach konkursu filmowego.

 

VI. OCENA OFERT KONKURSOWYCH I WYBÓR LAUREATÓW KONKURSU

  1. Organizator konkursu przeprowadzi wstępną selekcję, w której zostaną odrzucone wszystkie oferty nie spełniające warunków udziału w konkursie.
     
  2. Organizator konkursu dokonuje oceny ofert konkursowych zgodnie z warunkami określonymi w Zasadach konkursu filmowego, oraz w oparciu o kryteria oceny ofert opisane poniżej.
     

  3. Kryteriami oceny ofert konkursowych są:

    Numer

    Nazwa

    Waga

    Kryterium nr 1

    zgodność treści filmu z przedmiotem konkursu opisanym w rozdziale II Zasad konkursu filmowego

    30 %

    Kryterium nr 2

    wysoki poziom artystyczny oferty konkursowej

    30 %

    Kryterium nr 3

    wykonalność projektu, w szczególności w ramach zaproponowanego budżetu

    20 %

    Kryterium nr 4

    dodatkowe walory projektu

    10%

    Kryterium nr 5

    cena – całkowity koszt produkcji filmu,  rzetelność przygotowania budżetu, oraz adekwatność budżetu do założeń produkcyjnych i artystycznych filmu

    10 %

     
  4. Punkty przyznane uczestnikowi konkursu we wszystkich kryteriach sumuje się.
     
  5. Za najkorzystniejsze zostanie uznanych maksymalnie 14 ofert konkursowych, które uzyskały kolejno największą liczbę punktów we wszystkich kryteriach łącznie.
     
  6. Oceny ofert dokona jury w składzie:
    1. Barbara Kirshenblatt-Gimblett - Przewodnicząca Jury
    2. Joanna Fikus – Zastępczyni Przewodniczącej Jury
    3. Katarzyna Tomczak-Wysocka – Sekretarzyni konkursu
    4. Eric Bednarski
    5. Rebecca Guber
    6. Aviva Weintraub
    7. Maria Zmarz-Koczanowicz
    8. Joanna Kos Krauze.
       
  7. Zamawiający przyzna nagrody udzielając  zamówienia maksymalnie 14 Laureatom, którzy  uzyskają najwyższą ilość punktów.
     
  8. Laureat konkursu w ramach umowy zawartej z Organizatorem konkursu zobowiązuje się do realizacji filmu zgodnie z ze złożoną ofertą konkursowej. W celu realizacji oferty konkursowej Laureaci konkursu zawrą odrębne umowy z Zamawiającym o treści zgodnej z Istotnymi Postanowieniami Umowy, w miejscu i terminie wskazanym przez Organizatora konkursu.
     
  9. O wyborze ofert konkursowych, które uzyskały najwyższą ilość punktów Organizator konkursu poinformuje uczestników konkursu poprzez zamieszczenie informacji na stronie: www.polin.pl.
     
  10. W przypadku odmowy podpisania umowy przez któregoś z wyłonionych Laureatów Zamawiający będzie miał możliwość wybrania następnego w kolejności uczestnika konkursu pod względem ilości przyznanych punktów i zawarcia z nim umowy.
     
  11. Organizator konkursu ma prawo do zmiany składu jury w dowolnym momencie.
     
  12. Członek jury może odmówić oceny Oferty konkursowej ze względu na możliwość złamania zasady bezstronności.

 

VII. OŚWIADCZENIA I ZOBOWIĄZANIA DODATKOWE UCZESTNIKA KONKURSU

  1. Uczestnik konkursu oświadcza, iż w dacie  złożenia oferty konkursowej będą mu przysługiwać autorskie prawa majątkowe do tych treści zawartych w dokumentach  składających się na Ofertę konkursową, a które mogą być objęte przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz że prawa osobiste i majątkowe do nich nie będą w żaden sposób ograniczone jakimkolwiek prawami osób trzecich, a ich przeniesienie na rzecz Organizatora konkursu nie będzie w żaden sposób naruszać praw osób trzecich.
     
  2. W razie naruszenia praw osób trzecich Uczestnik konkursu ponosić będzie odpowiedzialność za ewentualne naruszenia praw własności przemysłowej, praw autorskich, dóbr osobistych i będzie zobowiązany w przypadku sporów i roszczeń osób trzecich do zaspokojenia wszelkich uzasadnionych roszczeń takich osób trzecich, przez co zwolni Organizatora konkursu z wszelkiej odpowiedzialności z tytułu korzystania z Oferty konkursowej, w szczególności zapewniając na własny koszt zastępstwo procesowe Organizatora konkursu w postępowaniach sądowych i arbitrażowych.

 

VIII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Organizator konkursu oświadcza, że dane osobowe uczestnika konkursu w zakresie obejmującym imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu będą przetwarzane przez Organizatora konkursu jako administratora danych osobowych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, zwanej dalej Ustawą oraz aktami wykonawczymi do Ustawy i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w celu przeprowadzenia konkursu oraz komunikacji z Uczestnikiem konkursu. Dane osobowe, o których mowa powyżej, będą przetwarzane przez Muzeum przez okres trwania konkursu oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z konkursu.
     
  2. Dane osobowe Uczestnika konkursu przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
     
  3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia konkursu, a Uczestnikowi konkursu przysługuje prawo dostępu do treści danych osobowych oraz ich poprawiania, sprostowania oraz do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Ponadto Uczestnikowi konkursu przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla przetwarzania danych.
     
  4. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można się kontaktować pod numerem telefonu +48 22 4710341 lub adresem e-mail: [email protected].
     
  5. Odbiorcami danych osobowych Uczestnika konkursu, w związku i w celu przeprowadzenia konkursu, mogą być:
    1. dostawcy systemów informatycznych oraz usług IT;
    2. podmioty świadczące na rzecz Organizatora konkursu usługi księgowe, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, usługi prawne, analityczne;
    3. operatorzy pocztowi i kurierzy;
    4. operatorzy systemów płatności elektronicznych oraz banki w zakresie realizacji płatności;
      ​
  6. organy uprawnione do otrzymania danych osobowych Uczestnika konkursu na podstawie przepisów prawa.

 

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Organizator konkursu może w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert konkursowych zmodyfikować treść Zasad konkursu filmowego, przy czym zmiany te nie będą dotyczyły rozszerzania zakresu konkursu i skracania terminów. Informację o dokonanej modyfikacji przekaże niezwłocznie, zamieszczając ją na stronie internetowej www.polin.pl.
     
  2. Dokonane przez Organizatora konkursu modyfikacje Zasad konkursu filmowego są wiążące dla Uczestników Konkursu.
     
  3. Uczestnik konkursu może, wyłącznie przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub o wycofaniu oferty musi zostać złożone w sposób i formie przewidzianych dla złożenia oferty, określonych w Zasadach konkursu filmowego.
     
  4. Zamawiający dopuszcza możliwość udostępnienia Ofert konkursowych, na wniosek Uczestnika konkursu, po ogłoszeniu wyników Konkursu.
     
  5. Uczestnik konkursu oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść Umowy, a w szczególności przedmiot Umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2016, poz. 1764), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy.