Regulamin przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych

§ 1
Zakres stosowania Regulaminu

Regulamin określa zasady prowadzenia przez Zamawiającego MUZEUM HISTORII ŻYDÓW POLSKICH POLIN, ul. Mordechaja Anielewicza 6, 00-157 Warszawa wstępnych konsultacji rynkowych.

§ 2
Definicje

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

  1. Ustawie PZP – rozumie się przez to ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zwaną dalej również "ustawą PZP");
  2. Wstępne Konsultacje Rynkowe – rozumie się przez to wstępne konsultacje rynkowe (zwane dalej również "Konsultacjami") unormowane przepisami art. 84 ustawy PZP;
  3. Ogłoszeniu – rozumie się przez to ogłoszenie o Wstępnych Konsultacjach Rynkowych;
  4. Postępowaniu – rozumie się przez to planowane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na Nowy System Centralny;
  5. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy regulamin przeprowadzania Wstępnych Konsultacji Rynkowych;
  6. Uczestniku – rozumie się przez to podmiot biorący udział we Wstępnych Konsultacjach Rynkowych prowadzonych przez Zamawiającego.

§ 3
Postanowienia ogólne

  1. Wszelkie czynności w ramach prowadzonych Wstępnych Konsultacji Rynkowych, o których mowa w Regulaminie, w imieniu i na rzecz Zamawiającego wykonuje:
    1. Wojciech Domaradzki
    2. Przemysław Janczewski
    3. Witold Wojciechowski
    4. Tomasz Kowalski
    5. Dariusz Kantorek
    6. Rafał Selmej
    7. Paweł Szymański
  2. Przeprowadzenie Wstępnych Konsultacji Rynkowych nie zobowiązuje Zamawiającego do wszczęcia Postępowania, którego dotyczyły te konsultacje.
  3. Wstępne Konsultacje Rynkowe prowadzone są na podstawie i zgodnie z art. 84 ustawy PZP.
  4. Wstępne Konsultacje Rynkowe prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania potencjalnych wykonawców.
  5. Wstępne Konsultacje Rynkowe prowadzone są w języku polskim. W przypadku informacji przekazywanych w innym języku, Uczestnik zapewni ich tłumaczenie na język polski.
  6. Wstępne Konsultacje Rynkowe mają charakter jawny. Zamawiający nie ujawni w toku Konsultacji ani po ich zakończeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Uczestnik, nie później niż wraz z przekazaniem informacji Zamawiającemu, zastrzegł, że przekazywane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być udostępniane innym podmiotom.
  7. Jeśli Konsultacje poprzedzają wszczęcie Postępowania o wartości równej lub wyższej od progów UE, Zamawiający poinformuje Uczestników o tym, że udział w Konsultacjach jest traktowany jako zaangażowanie w przygotowanie Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz o wynikającej z tego konieczności uwzględnienia ww. faktu przy wypełnianiu formularza Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia.
  8. Zamawiający podejmuje niezbędne środki w celu zapewnienia, że udział Uczestników w planowanym Postępowaniu nie zakłóci konkurencji, w szczególności przekazuje pozostałym wykonawcom istotne informacje, które przekazał lub uzyskał w związku z zaangażowaniem Uczestników w przygotowanie Postępowania oraz wyznacza odpowiedni termin na złożenia ofert.
  9. Informacja o zastosowaniu Konsultacji jest publikowana w ogłoszeniu o zamówieniu, którego dotyczyły dane Konsultacje.

§ 4
Cel i przedmiot Konsultacji

  1. Celem Wstępnych Konsultacji Rynkowych jest uzyskanie przez Zamawiającego informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania Postępowania i poinformowanie wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia.
  2. Przedmiotem Konsultacji może być w szczególności:
    1. pozyskanie informacji o charakterze technicznym, organizacyjnym, ekonomicznym, prawnym  w zakresie dotyczącym:
      1. opisu przedmiotu planowanego zamówienia;
      2. możliwości podziału zamówienia na części ze względu na specyfikę zamówienia;
      3. oszacowania wartości zamówienia;
      4. warunków udziału w postępowaniu;
      5. projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego; 
  3. Poinformowanie wykonawców o wymaganiach Zamawiającego dotyczących planowanego Postępowania;
    1. informacje związane z realizacją zamówienia i jego kosztami zgodnie z potrzebami Zamawiającego;
    2. zebranie innych informacji służących do opracowania dokumentacji Postępowania.
  4. W toku Konsultacji Zamawiający jest uprawniony do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu przedmiotu Konsultacji do wybranych przez siebie zagadnień, o ile w jego ocenie pozwoli to na uzyskanie wszystkich istotnych informacji dla planowanego Postępowania. 

§ 5
Wszczęcie Konsultacji

  1. Konsultacje zostają wszczęte z dniem zamieszczenia Ogłoszenia.
  2. Zamawiający zamieszcza Ogłoszenie o Konsultacjach na swojej stronie internetowej.
  3. Zamawiający może również, niezależnie od zamieszczenia Ogłoszenia, poinformować wybrane przez siebie podmioty o zamiarze przeprowadzenia Konsultacji. W tym celu Zamawiający może w szczególności przesłać do wybranych podmiotów informację w formie elektronicznej o zamiarze przeprowadzenia Konsultacji.
  4. Nieprzystąpienie do Konsultacji nie ogranicza praw oraz nie działa na niekorzyść potencjalnych wykonawców w planowanym Postępowaniu.

§ 6
Organizacja Konsultacji

  1. Zamawiający zaprosi do udziału w Konsultacjach Uczestników, które złożą prawidłowo sporządzone zgłoszenie do udziału w Konsultacjach oraz ewentualnie dodatkowe oświadczenia lub dokumenty, których Zamawiający zażąda w Ogłoszeniu, działając zgodnie z zasadami prowadzenia Konsultacji.
  2. W przypadku, gdy w zgłoszeniu do udziału w Konsultacjach Uczestnik nie dołączył w określonym przez Zamawiającego terminie wymaganych oświadczeń lub dokumentów, Zamawiający ma prawo wezwać takiego Uczestnika do uzupełnienia dokumentacji.
  3. Zamawiający w Ogłoszeniu określił wzór zgłoszenia do udziału w Konsultacjach.
  4. Zamawiający komunikuje się z Uczestnikami za pomocą korespondencji wysłanej na podany przez Uczestnika adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji. 

§ 7
Sposób prowadzenia Konsultacji

  1. Konsultacje mogą przybrać w szczególności formę:
    1. wymiany korespondencji w postaci pisemnej lub elektronicznej;
    2. wideokonferencji z Uczestnikami;
    3. spotkania indywidualnego z Uczestnikami;
    4. spotkania grupowego z Uczestnikami, na określony przez Zamawiającego temat oraz w określonych przez Zamawiającego terminach.
  2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nagrywania dźwięku lub obrazu podczas prowadzonych Konsultacji.
  3. W ramach prowadzonych Konsultacji dopuszcza się przekazywanie materiałów, informacji, treści związanych z przedmiotem Konsultacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
  4. Zamawiający może w każdej chwili zrezygnować z prowadzenia Konsultacji z wybranym Uczestnikiem, jeżeli uzna, że przekazywane przez niego informacje nie są przydatne do osiągnięcia celu Konsultacji.
  5. W trakcie Konsultacji Zamawiający może korzystać z doradztwa ekspertów, władzy publicznej lub wykonawców.
  6. Podmioty doradzające Zamawiającemu zobowiązane są do zachowania poufności na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.

§ 8
Zakończenie Konsultacji

  1. Jeżeli Zamawiający podejmie decyzję o wszczęciu Postępowania, które zostało poprzedzone Konsultacjami, w dokumentacji postępowania zawrze informację o ich przeprowadzeniu.
  2. Jednocześnie Zamawiający podejmie niezbędne środki w celu zapewnienia, że udział Uczestników w planowanym Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie zakłóci konkurencji.
  3. Zamawiający niezwłocznie poinformuje o zakończeniu Konsultacji umieszczając informację na swojej stronie internetowej.

§ 9
Protokół z Konsultacji

  1. Z przeprowadzenia Konsultacji Zamawiający sporządza protokół, zawierający co najmniej:
    1. informację o przeprowadzeniu Konsultacji;
    2. informację o podmiotach, które uczestniczyły w Konsultacjach;
    3. informację o potencjalnym wpływie Konsultacji na planowanie, przygotowanie lub przeprowadzenie Postępowania.
  2. Protokół wraz z załącznikami jest jawny, z zastrzeżeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
  3. Korespondencja, protokoły, pisma, opracowania, opinie i inne dokumenty związane z Konsultacjami pozostają w dyspozycji Zamawiającego i nie podlegają zwrotowi po zakończeniu Konsultacji. Zamawiający może zwrócić Uczestnikowi, na jego żądanie, próbki, sprzęt lub inne materiały przekazane w związku z Konsultacjami. 

§ 10
Koszty i środki odwoławcze

  1. Każdy uczestnik Konsultacji samodzielnie ponosi wszelkie koszty powstałe w związku z przygotowaniem do udziału i swoim udziałem w Konsultacjach.
  2. Uczestnikom Konsultacji nie przysługują żadne roszczenia w zakresie wstępnych konsultacji rynkowych w stosunku do Zamawiającego, w tym w szczególności z tytułu zwrotu kosztów przygotowania do udziału i udziału w Konsultacjach.
  3. Uczestnikom Konsultacji i innym podmiotom w zakresie prowadzonych Konsultacji nie przysługują środki ochrony prawnej określone w ustawie PZP.

§ 11
Dane osobowe

W przypadku, gdy Zamawiający pozyska dane osobowe w związku z prowadzeniem Konsultacji, zobowiązany jest do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności wynikających z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz przepisów ustawy dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.