Oferta pracy: Specjalista(-ka) ds. administracji

Do naszego zespołu poszukujemy osoby na stanowisko:
Specjalistka/Specjalista ds. administracji
Miejsce pracy: Warszawa
Nr referencyjny: ADM/SDA
Opis stanowiska Specjalistka/Specjalista ds. administracji
Podstawowe obowiązki:
- zbieranie i analiza ofert na bieżące zakupy i usługi, tworzenie zestawień ofertowych, tworzenie opisów przedmiotu zamówienia i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia zamówień publicznych na wybrane usługi/dostawy oraz realizacja zakupów na potrzeby biura muzeum;
- przygotowywanie umów z zakresu zadań administracji, nadzór nad ich realizacją, opisywanie faktur i dokumentów;
- skanowanie i wprowadzanie faktur do systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów;
- dbanie o ciągłość zaopatrzenia i zlecanie zakupu artykułów spożywczych i biurowych;
- współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług i towarów niezbędnych do funkcjonowania biura;
- zamawianie biletów i noclegów na podróże służbowe pracowników;
- współpraca z operatorem telefonii komórkowej obsługującym muzeum;
- wsparcie i zastępowanie osoby pracującej w recepcji, w tym m.in. w zakresie obsługi centrali telefonicznej (łączenie rozmów, udzielanie informacji), obiegu dokumentów.
Wymagania:
- wykształcenie min. średnie zakończone maturą;
- co najmniej 1 rok doświadczenia w pracy w recepcji, sekretariacie lub dziale administracji;
- znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2;
- biegła znajomość języka polskiego na poziomie min. C2;
- dobra znajomość obsługi pakietu MS Office i Teams;
- wysoka kultura osobista;
- bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynowania kilku zadań jednocześnie;
- umiejętność planowania i organizowania pracy;
- umiejętność pracy pod presją czasu;
- umiejętność współpracy z innymi oraz radzenia sobie w sytuacjach trudnych;
- umiejętności negocjacyjne;
- samodzielność, dokładność i skrupulatność.
Mile widziane:
- wykształcenie wyższe.
Oferujemy:
- umowę o pracę na czas określony (min. do dnia 30.06.2026 r.) w wymiarze pełnego etatu;
- pracę w zaangażowanym i zmotywowanym zespole;
- możliwość rozwoju zawodowego;
- możliwość pracy zdalnej przez minimum 1 dzień w tygodniu;
- dogodną lokalizację biura – muzeum w centrum Warszawy.
CV prosimy przesyłać na adres: [email protected] do dnia 27.09.2024 r. W tytule wiadomości proszę podać nr referencyjny ogłoszenia: ADM/SDA.
Informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatkami/kandydatami.
Prosimy o umieszczenie w zgłoszeniach klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości. Zgoda została wyrażona przeze mnie w trybie zapisów art. 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego RODO".