Ogłoszenie
11.09.2024

Oferta pracy: Specjalista(-ka) ds. administracji

Budynek Muzeum POLIN w otoczeniu drzew, zieleni, bloków na Muranowie i wieżowców Intraco przy Dworcu Gdańskim.
fot. M. Jaźwiecki / Muzeum Historii Żydów Polskich

Do naszego zespołu poszukujemy osoby na stanowisko:

Specjalistka/Specjalista ds. administracji

Miejsce pracy: Warszawa

Nr referencyjny: ADM/SDA

Opis stanowiska Specjalistka/Specjalista ds. administracji

Podstawowe obowiązki:

  • zbieranie i analiza ofert na bieżące zakupy i usługi, tworzenie zestawień ofertowych, tworzenie opisów przedmiotu zamówienia i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia zamówień publicznych na wybrane usługi/dostawy oraz realizacja zakupów na potrzeby biura muzeum;
  • przygotowywanie umów z zakresu zadań administracji, nadzór nad ich realizacją, opisywanie faktur i dokumentów;
  • skanowanie i wprowadzanie faktur do systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów;
  • dbanie o ciągłość zaopatrzenia i zlecanie zakupu artykułów spożywczych i biurowych;
  • współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług i towarów niezbędnych do funkcjonowania biura;
  • zamawianie biletów i noclegów na podróże służbowe pracowników;
  • współpraca z operatorem telefonii komórkowej obsługującym muzeum;
  • wsparcie i zastępowanie osoby pracującej w recepcji, w tym m.in. w zakresie obsługi centrali telefonicznej (łączenie rozmów, udzielanie informacji), obiegu dokumentów.

Wymagania:

  • wykształcenie min. średnie zakończone maturą;
  • co najmniej 1 rok doświadczenia w pracy w recepcji, sekretariacie lub dziale administracji;
  • znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2;
  • biegła znajomość języka polskiego na poziomie min. C2;
  • dobra znajomość obsługi pakietu MS Office i Teams;
  • wysoka kultura osobista;
  • bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynowania kilku zadań jednocześnie;
  • umiejętność planowania i organizowania pracy;
  • umiejętność pracy pod presją czasu;
  • umiejętność współpracy z innymi oraz radzenia sobie w sytuacjach trudnych;
  • umiejętności negocjacyjne;
  • samodzielność, dokładność i skrupulatność.

Mile widziane:

  • wykształcenie wyższe.

Oferujemy:

  • umowę o pracę na czas określony (min. do dnia 30.06.2026 r.) w wymiarze pełnego etatu;
  • pracę w zaangażowanym i zmotywowanym zespole;
  • możliwość rozwoju zawodowego;
  • możliwość pracy zdalnej przez minimum 1 dzień w tygodniu;
  • dogodną lokalizację biura – muzeum w centrum Warszawy.

CV prosimy przesyłać na adres: [email protected] do dnia 27.09.2024 r. W tytule wiadomości proszę podać nr referencyjny ogłoszenia: ADM/SDA.

Informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatkami/kandydatami.

Prosimy o umieszczenie w zgłoszeniach klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości. Zgoda została wyrażona przeze mnie w trybie zapisów art. 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego RODO".