Ogłoszenie
15.05.2023

Oferta pracy: Specjalista/ka ds. Administracyjno-Organizacyjnych

zdjęcie ilustracyjne - okno w Muzeum POLIN
fot. Muzeum Historii Żydów Polskich

Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN poszukuje do zespołu osoby na stanowisko:

Specjalista/ka ds. Administracyjno-Organizacyjnych

Miejsce pracy: Warszawa

Nr referencyjny: EDU/AO

Opis stanowiska Specjalista/ka ds. Administracyjno-Organizacyjnych

Podstawowe obowiązki: 

  • organizacja pracy Centrum Edukacyjnego:
    • przygotowanie sal edukacyjnych do zajęć;
    • przygotowanie materiałów pomocniczych;
    • codzienne wsparcie organizacyjne prowadzących zajęcia;
    • dbanie o porządek w Centrum Edukacyjnym (sale, magazyny);
    • dbanie o odpowiednie zaopatrzenie Centrum Edukacyjnego (zakup materiałów biurowych, spożywczych etc.);
    • obsługa gości Centrum Edukacyjnego;
    • obsługa korespondencji i dbałość o odpowiedni obieg dokumentów;
  • wsparcie organizacji pracy przewodników, specjalistów ds. edukacji i edukatorów, w tym m.in.:
    • przygotowywanie grafików pracy we współpracy z kierownikiem Sekcji Przewodników i Sekcją Obsługi Klienta;
    • zatwierdzanie grup w systemie rezerwacji i sprzedaży oraz wpisywanie ich w kalendarze przewodników, przypisywanie wykonawców oraz bieżące ustalanie zastępstw;
    • ewidencja i monitorowanie czasu pracy;
    • współpraca z Działem Marketingu przy ewaluacji pracy przewodników;
    • przygotowywanie zapytań ofertowych oraz przygotowywanie, zawieranie i rozliczanie umów;
    •  budowanie i aktualizowanie bazy kontaktów;
    • budowanie dobrych relacji z grupą przewodników.
  • wprowadzanie terminów i opisów wydarzeń do muzealnych systemów planowania, we współpracy z Sekcją Obsługi Klienta i Działem Komunikacji;
  • przygotowywanie zestawień i raportów, w tym budżetowych i frekwencyjnych;
  • archiwizacja dokumentacji.

Wymagania:

  • wykształcenie wyższe;
  • min. roczne doświadczenie w pracy administracyjno-organizacyjnej;
  • znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2;
  • dobra znajomość pakietu MS Office (w tym szczególnie MS Excel);
  • bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów;
  • umiejętność pracy zespołowej;
  • bardzo dobre umiejętności komunikacyjne;
  • otwartość w relacjach interpersonalnych, umiejętność budowania pozytywnych relacji, osiągania porozumienia;
  • odpowiedzialność i samodzielność w pracy.

Mile widziane:

  • doświadczenie w realizacji projektów związanych z kulturą i historią Żydów (mile widziany certyfikat przewodnika Muzeum POLIN);
  • znajomość historii i kultury Żydów polskich;
  • praktyczna umiejętność tworzenia dokumentów, umów, formularzy, zestawień, itp.;
  • doświadczenie w pracy w edukacji lub instytucjach kultury.

Oferujemy:

  • umowę o pracę w wymiarze pełnego na czas określony ok. 1 rok;
  • pracę w zaangażowanym i zmotywowanym zespole;
  • możliwość rozwoju zawodowego.

CV prosimy przesyłać na adres: [email protected] do 21.05.2023. W tytule wiadomości proszę podać nr referencyjny: EDU/AO.

Informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi na podstawie przesłanych aplikacji kandydatkami/kandydatami.

Prosimy o umieszczenie w zgłoszeniach klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości. Zgoda została wyrażona przeze mnie w trybie zapisów art. 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego RODO".