Ogłoszenie

Oferta pracy: Asystent/ka Zastępców Dyrektora

zdjęcie ilustracyjne
Fot. Muzeum Historii Żydów Polskich

Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN poszukuje do zespołu osoby na stanowisko:

Asystent/ka Zastępców Dyrektora


Miejsce pracy: Warszawa

Nr referencyjny: ADM/AD

Opis stanowiska Asystent/ka Zastępców Dyrektora

Podstawowe obowiązki:

Kompleksowe wsparcie w codziennych zadaniach Zastępcy Dyrektora ds. Programowych i Zastępcy Dyrektora ds. Obsługi Klienta i Komunikacji, a w szczególności:

  • zarządzanie kalendarzem spotkań;
  • organizacja i koordynacja spotkań, w tym: zapraszanie i obsługa gości, przygotowywanie sal i niezbędnych materiałów;
  • uczestnictwo w imieniu Zastępców Dyrektora w spotkaniach i dostarczanie informacji (protokołów, notatek podsumowujących spotkanie, dokumentacji, itp.) w określonym przez Zastępców Dyrektora zakresie;
  • przygotowywanie i prowadzenie korespondencji (również w języku angielskim);
  • przygotowywanie dokumentów do podpisu, w tym sprawdzanie ich kompletności i zgodności z wewnętrznymi procedurami;
  • nadzór nad obiegiem dokumentów i przepływem informacji;
  • koordynowanie działań prowadzonych przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych w powierzonym przez Zastępców Dyrektora zakresie;
  • zbieranie z jednostek organizacyjnych materiałów niezbędnych do przygotowywania oferty programowej Muzeum;
  • egzekwowanie terminowego dostarczania raportów/sprawozdań z poszczególnych jednostek organizacyjnych;
  • koordynacja zgłoszeń Muzeum do konkursów;
  • sporządzanie sprawozdań, raportów, zestawień i prezentacji, w tym redakcja tekstów;
  • organizacja i rozliczanie podróży służbowych;
  • porządkowanie i archiwizacja dokumentacji;
  • współpraca z innymi Działami Muzeum w związku z obsługą asystencką Zastępców Dyrektora.

Wymagania:

  • wykształcenie min. średnie;
  • doświadczenie w pracy na stanowisku asystenta/ki kierownika, zastępcy dyrektora lub dyrektora;
  • bardzo dobra znajomość języka angielskiego pozwalająca na swobodną komunikację (poziom min. B2);
  • bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (MS Word, MS Excel, PowerPoint, Outlook);
  • bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynowania kilku zadań jednocześnie;
  • bardzo duża samodzielność i inicjatywa w działaniu;
  • wysoka kultura osobista;
  • umiejętność pracy pod presją czasu;
  • umiejętność współpracy z innymi oraz radzenia sobie w sytuacjach trudnych;
  • motywacja do pracy;
  • myślenie analityczne, staranność, dokładność;
  • samodzielność, umiejętność długoterminowego planowania;
  • komunikatywność, konsekwencja w działaniu i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania.

Mile widziane:

  • wiedza z zakresu historii i kultury Żydów polskich.

Oferujemy:

  • umowę o pracę na zastępstwo (ok. 1,5 roku) w wymiarze pełnego etatu;
  • pracę w zaangażowanym i zmotywowanym zespole;
  • możliwość rozwoju zawodowego.

 

CV prosimy przesyłać na adres: rekrutacja@polin.pl do dnia 09.02.2020. W tytule wiadomości proszę podać nr referencyjny ogłoszenia: ADM/AD. Informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatkami/kandydatami.

Prosimy o umieszczenie w zgłoszeniach klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości. Zgoda została wyrażona przeze mnie w trybie zapisów art. 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego RODO".